Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm, das in der Microsoft Office-Suite und im Paket enthalten ist. Excel ist ein Programm, das zum Speichern von Informationen verwendet wird, um die Informationen zu speichern, sie in Blättern und Tabellen zu organisieren, die Daten zu verfolgen und zu überwachen, um Berechnungen mit den Daten durchzuführen, die uns bei der Erstellung von Berichten und Analysen helfen. Mit Microsoft Excel können wir unsere Daten formen, die wir in Tabellen organisieren, wo wir weitere Informationen hinzufügen können, indem wir Berechnungen durchführen, die Daten kombinieren und Visualisierungen, die wir Grafiken nennen, bereitstellen, die uns im analytischeren Teil helfen.
Dass Excel zu den „grundlegenden“ Office-Anwendungen zählt, ist kein Zufall. Excel ist wohl das bekannteste und auch meistgenutzte Berechnungstool. Innerhalb der Office-Suite gibt es ein Basispaket an Anwendungen und Programmen, die sehr nützlich sind, um Büroarbeiten produktiv erledigen zu können. Dabei handelt es sich um eine Reihe von Programmen, mit denen wir die wesentlichen und notwendigen Funktionen ausführen können, wenn wir vor einem Computer arbeiten, wie zum Beispiel das Versenden einer E-Mail (Microsoft Outlook), das Erstellen einer Präsentation (Power Point) oder das Erstellen und Bearbeiten einer Datenbank. Daten (Access) oder Schreiben für verschiedene Zwecke (Word).
Innerhalb der Microsoft Office-Suite gibt es auch Excel , das Programm, mit dem wir Daten und Textinformationen verarbeiten und zum Organisieren, Verfolgen, Durchführen von Berechnungen sowie zum Analysieren und Berichten von Informationen verwenden .
1 Wofür wird Excel verwendet, was kann ich mit einem Berechnungstool machen?
Als nächstes werden wir sehen, wie Excel verwendet wird und wie man die Vorteile einer Excel-Tabelle nutzt. In welchem Sinne und welche Ziele können wir vom Tabellenkalkulationstool von Microsoft erwarten:
Organisieren Sie die Informationen: Wir können die Informationen in mehreren Excel-Dateien organisieren. Innerhalb derselben Datei können wir mehrere Blätter haben, und in jedem Blatt sind die Informationen in Zellen organisiert, in denen wir normalerweise numerische Daten in verschiedenen Formaten finden, wie zum Beispiel einen Wert, einen Preis, ein Datum oder einen Prozentsatz, aber auch Wir können in den Zellen Text finden, der mit numerischen Werten verknüpft ist, um den Informationen einen Sinn zu geben.
Informationen in Excel werden auf Zellenebene gesammelt und in Zeilen und Spalten angeordnet. Normalerweise haben wir in den Spalten eine Überschrift mit dem Konzept der Informationen, die wir in der Spalte sehen werden. Und in der Zeile werden die Datensätze hinzugefügt.
In der Praxis ist dies viel einfacher, als es scheint, da wir direkt mit der Maus unseres Computers (oder sogar der Tastatur) die Zellen oder Zellbereiche auswählen können, die wir für die Analyse verwenden möchten. Berechnung. Sie müssen sich nicht jedes Mal, wenn wir eine Formel oder Funktion ausführen, die Koordinaten einer Zelle ansehen.
Wenn wir zu irgendeinem Zeitpunkt sehen möchten, welche Referenzen eine Formel hat, genügt ein Doppelklick auf die Zelle, in der sich die Formel befindet, oder das Drücken der F2-Taste auf unserer Tastatur. Dadurch wird die Zelle, die Zellen oder der Bereich, die wir für die Berechnung oder Operation verwenden, mit einer anderen Farbe hervorgehoben.
Diese Koordinaten oder Referenzen haben eine Zeilennummer und einen Buchstaben in den Spalten, wie im Beispiel, das Sie im Bild sehen können.
Wie Sie im Bild oben in Spalte „I“ sehen können, multiplizieren wir Zelle „E2“ mit einem Prozentsatz. Auf diese Weise können wir Formeln mit jeder beliebigen Zelle im Dokument erstellen, sogar mit Zellen, die sich in anderen Dokumenten befinden.
In eine Zelle einer Excel-Tabelle können wir Buchstaben, Zahlen und Datumsangaben schreiben; Wir können einen Stil anwenden, indem wir der Zelle eine bestimmte Farbe zuweisen, oder sie hervorheben, indem wir den Buchstaben oder Zahlen eine Farbe zuweisen. Zellen in Excel sind „Bausteine“, mit denen wir unsere Tabellen erstellen und allgemein die von uns verarbeiteten Informationen organisieren.
Abhängig von den in jeder Zelle enthaltenen Informationen können wir unterschiedliche Formate anwenden; Wir müssen immer bedenken, dass wir, obwohl wir jeder Zelle ein individuelles Format zuweisen können, beim Erstellen einer Tabelle im Allgemeinen ein bestimmtes Format auf eine ganze Spalte anwenden werden, mit Ausnahme der Überschriften, die normalerweise aus Text bestehen.
Wenn wir beispielsweise eine Excel-Datei haben, in der die Umsätze eines Unternehmens aufgeführt sind, finden wir Spalten wie:
- Die Anzahl der vom Unternehmen getätigten Verkäufe: Das geeignete Format wäre Zahl, ein ganzzahliger Wert ohne Dezimalstellen.
- Eine weitere Spalte mit dem Namen oder Konzept des verkauften Produkts: In diesem Fall müssen Zelle und Spalte ein Textformat haben.
- Eine Spalte mit dem Preis des Produkts: Das Format dieser Spalte, das wir anwenden sollten, wäre das Format „Zahl-Währung“.
- Wir konnten auch eine Spalte mit dem Datum des Verkaufs finden. In diesem Fall würden wir ein Datumsformat auf die Zellen anwenden.
- In der Excel-Datei konnten wir die Gewinnspanne jedes Produkts sehen, die sich in einem Prozentwert mit oder ohne Dezimalstellen widerspiegeln konnte.
Im Bild unten können wir sehen, wie wir in derselben Excel-Tabelle die Informationen in mehreren Spalten organisieren können, indem wir in jeder Spalte das entsprechende Format anwenden: einen Prozentsatz, ein Zahlen- und Währungsformat, Datumsangaben, Text usw.
Wie wir später sehen werden, können wir dann Operationen mit Zellen durchführen, die sich in anderen Blättern und in anderen Dokumenten in der Formel befinden. Ein zu berücksichtigender Faktor, wenn wir die Informationen lieber in verschiedenen Blättern aufteilen möchten. Das Wissen, dass wir auf Zellen aus anderen Blättern verweisen können, schränkt uns nicht ein, wenn es darum geht, unsere Daten nach unseren Wünschen zu organisieren.
In Excel können wir Daten und Informationen geordnet speichern: Unsere Arbeit kann in einer Datei oder in mehreren Dateien gespeichert werden, die wir jederzeit öffnen können, wenn wir sie brauchen. Excel wird auf persönlicher und beruflicher Ebene häufig als Berichtstool verwendet, wobei wir das Dokument jeden Tag, jede Woche oder jeden Monat öffnen und speichern, die Daten aktualisieren und den Namen mit dem Datum ändern können, an dem wir den Bericht aktualisieren. Auf diese Weise erstellen wir einen Datensatz, in dem wir das wöchentlich aktualisierte Dokument öffnen können. Wir können in Windows auch einen oder mehrere Ordner erstellen, um unsere Excel-Dateien in der von uns benötigten Reihenfolge zu speichern.
Bearbeiten Sie die Informationen: Führen Sie Berechnungen durch, erstellen Sie Tabellen und Grafiken . Excel ist ein hervorragendes Werkzeug, um Daten zu verarbeiten und die Informationen in Tabellen (mit Spalten und Zeilen, wie wir zuvor erklärt haben) zu formen. Außerdem können wir neue Spalten, neue Datensätze oder Zeilen hinzufügen und durch die Durchführung von Berechnungen und Operationen neue Daten erhalten, die wir mithilfe von Formeln und den uns zur Verfügung stehenden Funktionen erhalten können.
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In vielen Fällen wird Excel als Werkzeug zur Durchführung einfacher und spezifischer Berechnungen verwendet, oder wir können Excel auch zum Erstellen von Datentabellen, Grafiken usw. verwenden. Es muss gesagt und bekannt sein, dass Exel ein Tool mit viel Gepäck ist und in seinen verschiedenen Versionen neue Funktionen integriert wurden, die die Benutzerfreundlichkeit, Tools und Funktionen verbessert haben, um ein praktischeres Tool zu sein.
Im Folgenden werden wir sehen, welche Aufgaben wir in Excel ausführen können, um zu erfahren, wann wir Excel verwenden können, wann wir Excel verwenden sollten, um das Potenzial von Excel genau zu kennen und es verwenden zu können, wenn wir uns in einer Situation befinden, in der wir uns befinden Excel kann uns viel Zeit sparen.
2 Aufgaben, die wir in Excel ausführen können
Als Nächstes sehen wir uns einige der häufigsten Aufgaben an, die wir in Excel ausführen können.
- Wir können neue Tabellenkalkulationen erstellen: Wie wir gesehen haben, ist Excel ein leistungsstarkes Werkzeug zum Erstellen neuer Tabellenkalkulationen, bei denen die Informationen in Tabellen, Zeilen und Spalten organisiert sind. Wir können dem Dokument auch neue Blätter hinzufügen, neue Tabellen erstellen, Daten eingeben und Berechnungen zwischen Zellen durchführen, sogar zwischen Zellen, die sich nicht auf demselben Blatt befinden.
- Geben Sie neue Daten ein: Wenn wir in Excel an einem Blatt einer Datei arbeiten, können wir Daten aus anderen Quellen in die Zellen schreiben oder einfügen. Wir können ein leeres Datenblatt öffnen oder an einem vorhandenen Excel-Dokument arbeiten. Wir können Daten aus anderen Tools importieren, da es sich um ein sehr verbreitetes Tool handelt.
- In Excel können wir die Informationen eines Blattes bearbeiten . Wir können die eingegebenen Daten ändern und neue Informationen in neuen Zeilen und Spalten hinzufügen.
- Gestalten Sie die Daten: Wie wir gesehen haben, erfolgt die Organisation der Informationen in Excel durch die Erstellung von Tabellen, die in Zeilen und Spalten organisiert sind. Wir können eine bestimmte Zelle, eine Reihe von Zellen, eine ganze Spalte, eine Tabelle oder sogar eine ganze Excel-Tabelle formatieren. Das Wichtigste ist, sich vor Augen zu halten, dass wir unsere Zellen und Spalten formatieren können und sollten. Auf diese Weise wird jeder Wert oder jede Information, die eine Zelle oder Spalte enthält, auf die am besten verständliche Weise dargestellt. Wenn es sich beispielsweise um eine Spalte handelt, in der wir Produktpreise eingeben, müssen wir ein Zahlen- und Währungsformat anwenden und bei Bedarf Dezimalstellen hinzufügen, damit die Informationen korrekt sind und richtig gelesen und interpretiert werden können. Wenn wir über € sprechen,
- Wir können ein Layoutformat auch auf einen Datensatz, eine Tabelle oder sogar eine Zelle anwenden . Je nach Zielsetzung möchten wir die wichtigen Daten in den Informationen hervorheben, um die Summen einer Tabelle zu differenzieren, zum Beispiel die Überschriften, oder um wichtige Spalten innerhalb einer Tabelle hervorzuheben. Wir können den Zellen eine andere Farbe zuweisen, wir können beispielsweise den Text fett formatieren. In Bezug auf Design und Ästhetik hilft es uns, die Informationen in Tabellen zu organisieren, das entsprechende Format auf die Zellen anzuwenden, entsprechend dem Wert, den wir darstellen, und dieser Tabelle ein Design zu geben, das sie leichter lesbar macht.
- Wir können Berechnungen und Formeln auch in Excel durchführen . Eine der häufigsten Anwendungen in Excel, da es sich um eine Tabellenkalkulation handelt. In Excel können wir verschiedenste Operationen und Berechnungen durchführen; Wir können einfache Operationen wie Addition, Subtraktion, Multiplikation usw. durchführen. Aber auch komplexere Berechnungen können wir mit Excel-Funktionen durchführen. Beispielsweise können Sie eine bedingte Formel erstellen und personalisierte Daten erhalten, die für die anschließende Analyse wichtig sind.
- Bei Berechnungen oder Operationen können wir alle Zellen eines Dokuments verwenden , auch wenn sie sich auf verschiedenen Blättern befinden. Kurz gesagt, wir können auf jede Zelle im Dokument verweisen. Um uns einfach einen Wert zu bringen, der sich auf einem anderen Blatt eines Dokuments befindet oder der sogar direkt in einem anderen Dokument zu finden ist, oder um eine Operation auszuführen, bei der wir beispielsweise Zellenwerte hinzufügen, die sich auf verschiedenen Blättern befinden, und sogar verschiedene Dateien
- Datenanalyse: Wie wir bereits gesehen haben, können wir in Excel Formeln erstellen und Funktionen verwenden, um nützliche Werte zu erhalten, die uns helfen, die Ergebnisse besser zu interpretieren. Ein Beispiel wäre die Summierung einer Spalte, um den Gesamtwert der in einem Monat getätigten Verkäufe zu ermitteln und sie mit den Verkäufen des Vormonats und des gleichen Monats des letzten Jahres vergleichen zu können. Bei der Analyse der Daten sind die Diagramme eine der am häufigsten verwendeten, notwendigsten und praktischsten Funktionen, die wir ja oder ja verwenden werden . Durch die Erstellung von Diagrammen in Excel können wir die Entwicklung der Daten in einem bestimmten Zeitraum relativieren, um den Trend zu erkennen und Stürze zu lokalisieren und zu analysieren. Die Diagramme helfen uns auch dabei, eine Metrik zu verschiedenen Zeitpunkten zu vergleichen oder wichtige Metriken oder Werte im selben Diagramm direkt gegenüberzustellen. Bei der Analyse erweisen sich Grafiken aufgrund ihres visuellen Beitrags als sehr leistungsfähiges Werkzeug, da sie einen Datensatz darstellen, der die Analyse erleichtert und bei der Entscheidungsfindung hilft.
- Es gibt fortgeschrittenere Excel-Funktionen wie Pivot-Tabellen und Makros : Diese in Excel vorhandenen Tools bieten erweiterte Optionen für die Automatisierung von Berichten, helfen sehr bei der Analyse und ermöglichen es uns, Tabellen und Grafiken zu erstellen um Daten zu gruppieren, darzustellen und zu berechnen.
- Berichterstellung: Mit Excel können wir einfache Berichte oder erweiterte und vollständige Berichte wie Dashboards oder Scorecards erstellen; Wir können diese Berichte auch interaktiv gestalten, sodass die Person, die sie betrachtet, die Informationen auf personalisierte Weise filtern kann. Diese Berichte, ob einfach oder komplexer, können geteilt werden, damit andere Personen die geleistete Arbeit überprüfen oder auf der Grundlage der erstellten Berichte Entscheidungen treffen können. Dabei handelt es sich um ein weitverbreitetes Tool, das Unternehmen in der Regel verwenden, um Daten mit anderen Personen in derselben Organisation und mit „externen“ Personen, die eine wichtige Rolle im Unternehmen spielen, wie etwa Kunden oder Lieferanten, zu teilen oder Ergebnisse zu melden.
Aber zuerst müssen wir lernen, wie man Daten organisiert und Excel-Funktionen komprimiert. Beginnen Sie an der Basis, lernen Sie die vielfältigen Funktionen von Excel kennen, die uns im Alltag helfen und vor allem mit der Organisation der Daten beginnen können. Erstellen Sie eine logische Struktur, erstellen Sie Datentabellen mit Spalten und Zeilen, formatieren Sie die Zellen und Spalten unserer Tabellen und lernen Sie, einfache und komplexe Berechnungen auf einfache Weise durchzuführen, um die Daten in Diagrammen darstellen zu können, die uns beim Lesen helfen , Dateninterpretation
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